La estratégica decisión de automatizar procesos en tiempos de crisis
Por: Humberto Carrillo, Gerente Regional de Soluciones de GBM.
Para nadie es un secreto la relevancia que ha ganado la tecnología dentro del mundo corporativo, es simplemente vital. Las cifras hablan solas; según un informe de la consultora IDC, la inversión a nivel mundial en las tecnologías y servicios necesarios para que empresas avancen en la transformación digital de sus procesos y productos llegará a 2,3 billones de dólares para el 2023. De igual manera, calcula que esa inversión se incrementará en una tasa anual de 17,1%.
Con la coyuntura generada por el COVID-19, la automatización robótica de procesos (RPA, por sus siglas en inglés) es una opción ideal para hacerle frente a la crisis, ya que elimina tareas repetitivas, una decisión estratégica para la competitividad empresarial. La automatización de procesos ha tomado un impulso importante y las organizaciones necesitan, más que nunca, dedicar los esfuerzos de sus equipos a tareas que aporten valor y mejoren la experiencia de los clientes.
Las actividades repetitivas requieren horas hombres para procesar datos y transacciones, entonces son oportunidades para mejorar con la automatización que, además de liberar tiempo al recurso humano, se ejecutan más rápido y se pueden gestionar programas de atención 24×7 para todos los casos.
Típicos ejemplos que podemos encontrar, son los casos de manejo de las conciliaciones bancarias, la recepción y validación manual de órdenes de compra, solicitudes de pedidos, cambios y revisión de listas de precios, creación de datos de clientes o proveedores e incluso, la recolección y revisión de precios de la competencia que se pueden automatizar para tener datos actualizados diariamente o en varios momentos del día.
Muchas veces se cree que la implementación de automatización debería ser para algunos sectores en particular, sin embargo absolutamente todas las industrias se pueden beneficiar con esta tecnología. Aunque, definitivamente en el retail, consumo masivo y el sector farmacéutico, donde se deben administrar muchos pedidos y facturas de diferentes canales de venta o recepción de precios de proveedores, hay bastantes necesidades para aplicar el RPA, pues resulta vital para ganar eficiencia y -a su vez- competitividad.
Una recomendación elemental es cuantificar el valor de automatizar procesos e incluso, es recomendable analizar la posibilidad de solicitar un análisis denominado “Process Mininig” o minería de procesos: el cual da la posibilidad de examinar la información de los registros de eventos en sus aplicaciones para ver qué están haciendo las personas o cómo están operando.
Al observar los pasos que toma alguien para completar una tarea (por ejemplo, para crear y autorizar una orden de compra), se pueden comenzar a ver dónde ocurren los “cuellos de botella” o dónde se encuentran las ineficiencias dentro de las actividades. Es allí que se puede apuntar cuáles son las automatizaciones más necesarias y estratégicas para sacarles el mayor valor.
No menos importante, aconsejo validar si la tecnologia propuesta no tiene costos ocultos en licenciamiento de software o de terceros, hay que apuntar a soluciones que ofrezcan mejoras de ahorros de dichos costos. Los fabricantes de software de clase mundial pueden requerir licenciamiento adicional si los terceros productos crean documentos en sus aplicaciones.
Hasta acá, hablamos -en general- de los beneficios, pero ¿cómo llevar una implementación exitosa? El primer paso es preguntar a su compañía consultora de confianza por casos de uso ya probados en otros clientes. Muchos problemas que se le estén presentado a su compañía pudieron ser ya solucionados en otras organizaciones. Por eso los casos de éxito resultan en una vía segura para evitar fallas y simplificar la adopción.
Otra fase es seleccionar los procesos para ejecutar análisis de minería, eso es una garantia comprobada. Hay que aclarar que puede realizarse antes como parte del proceso de selección o luego de adoptar un caso de uso, maximizando de esta forma el beneficio de la aplicación de automatización y mejorando aún más de forma eficiente.
La automatización de procesos podría reducir el tiempo de respuesta significativamente al hacer que el procesamiento de datos sea diez a mil veces más rápido, aumentando así la productividad al permitir realizar más tareas dentro del marco asignado. Adicional, mejora el servicio al cliente interno y externo. Procesos como carga de pedidos o revisión de precios de la competencia por nombrar solo dos ejemplos, pueden ser atendidos con un robot que trabaja 24×7 sin descanso.
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